Wo ist die E-Mail von Frau Maier mit der geänderten Bestellung? Und die Präsentation vom Abteilungsleiter mit den Kennzahlen vom letzten Jahr? Zwei Klicks in ARCFLOW und ruck-zuck haben Sie alle gewünschten Dokumente vorliegen. Denn mit ARCFLOW geht Archivierung so einfach, wie Papierflieger bauen!
Nur viel effizienter, wenn wir das kurz anmerken dürfen. Das intelligente Dokumentenmanagement-System archiviert für Sie medienübergreifend alle wichtigen Dokumente und Informationen. So wird Wissen unternehmensweit verfügbar und Informationen sind jederzeit, schnell und einfach zugänglich. ARCFLOW ist Ihre digitale Dokumentenablage für Papierdokumente, Briefe, E-Mails mit Anhängen, Office-Dokumente und vieles mehr.
Geprüfte Qualität für Ihre revisionssichere Archivierung
Das hochgradig anpassbare DMS-System wurde vom TÜV Saarland geprüft und zertifiziert.
So gelingt die vom Gesetzgeber geforderte revisionssichere Archivierung einfach, schnell und sicher, denn mit ARCFLOW können Sie elektronische und traditionelle Medien vollständig und revisionssicher erfassen und zuordnen.
Funktionen – Das kann ARCFLOW
Revisionssichere Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten: Alle Dateitypen können aus dem System heraus mit der entsprechenden Anwendung geöffnet werden. Änderungen werden im Änderungsmodus abgelegt und selbst gelöschte Dateien können einfach wieder hergestellt werden.
Die integrierte OCR-Software erkennt eingescannte Dokumente, digitale Bilddateien und mehr. Die Inhalte werden in den ARCFLOW-Index übernommen, automatisch verschlagwortet und intelligent im System zugeordnet und abgelegt. Alle Inhalte können so direkt nach dem Import schnell und einfach wieder gefunden werden.
Auch große Datenmengen werden von der hochperformanten Datenbank sehr schnell verarbeitet. Ein Hot-Standby-Server bietet zusätzliche Redundanzmöglichkeiten. Selbst bei sehr umfangreichen Datenbanken funktioniert die Suche einfach und schnell mit zum Beispiel Suchwerten von weniger als einer Sekunde bei Datenbankgrößten im Terabyte-Bereich.
Einfach und schnell Dokumente erfassen, verwalten und archivieren: Briefe, E-Mails, Rechnungen, Word-Dateien und vieles mehr.
Das intelligente Workflow-Management verfügt über eine übersichtliche Terminverwaltung, mit der Aufgaben geplant und zugeordnet werden.
Überwachen Sie zu den Dokumenten anfallende Geschäftsvorgänge, vom Eingang und Erfassen von Dokumenten über das Bearbeiten und Abschließen bis hin zur Kontrolle des gesamten Ablaufs.
Ihre Vorteile
Medienübergreifende Archivierung
Arcflow verwaltet digitale Medien wie E-Mails genauso einfach wie herkömmliche Papierdokumente. Alles wird erfasst und zugeordnet: Office-Dateien, E-Mails mit Anhang, eingescannte Dokumente und mehr. Die Bedienung ist einfach und intuitiv.
Gesetzliche Anforderungen werden erfüllt
Der Gesetzgeber verlangt, dass Unternehmen digitale Dokumente revisionssicher archiviert werden und sollen auch zeitnah wiederauffindbar sein. Mit ARCFLOW erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen wie z.B. die GoBD.
Zeitsparende, automatische Vorgänge
ARCFLOW vergibt nach dem Einlesen automatisch Schlagworte dank der integrierten Volltexterkennung. Zusätzlich können jederzeit auch manuell Schlagworte vergeben werden. Die Zuordnung der Dokumente erfolgt ebenfalls automatisch anhand des Dateinamens, des erkannten Inhalts oder durch einen entsprechenden Barcode.
Anpassbar und offen für vorhandene Systeme
ARCFLOW enthält zahlreiche Schnittstellen und standardisierte Austausch-Formate. Dazu gehören eine flexible Script-API, um individuelle Kundenprozesse umzusetzen, E-Mail-Schnittstellen und verschiedene Datenschnittstellen, über die sich Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten direkt im CSV- oder XML-Format übertragen lassen.
Einfach anbindbar an Ihre IT-Infrastruktur
Sie können ARCFLOW ganz einfach an Ihre bestehende IT-Infrastruktur anbinden und mit z.B. mit einer Vielzahl an ERP- und CRM-Lösungen verknüpfen.
Haben Sie Fragen oder Anregungen? Gerne helfen wir Ihnen weiter!